Inventarios
Controle repuestos, insumos y niveles de stock
Crear un artículo de inventario
Registre un nuevo material, repuesto o suministro en Zeltask para rastrear niveles de existencias, asociarlo con acciones y mantener una trazabilidad completa. Antes de comenzar - Necesita acceso al módulo de Inventario - Reúna información sobre el artículo: nombre, fabricante, cantidad en existencia, ubicación Pasos Paso 1: Acceder al módulo de Inventario 1. Haga clic en Inventarios en la barra de navegación izquierda 2. Verá tarjetas que muestran los artículos de inventario existentes 3. Haga clic en Crear Inventario Inventarios module main view in card layout Paso 2: Ingresar información básica Complete los siguientes campos: | Campo | Descripción | Ejemplo | |---|---|---| | Nombre | Nombre del material o repuesto | "Anillo V de Banda Transportadora" | | ID | Identificador interno de la organización | "BANDA-001" | | Fabricante | Marca o fabricante del producto | "SKF" | | Modelo | Versión o número de referencia | "VR-250" | | GTIN | Número Global de Artículo Comercial (código de barras) | "0012345678905" | Inventory creation form with Nombre Filtro de aceite compresor RSW, ID FILT-RSW-01, Fabricante, Modelo and GTIN completed Paso 3: Establecer niveles de existencias 1. Ingrese el Stock Inicial — la cantidad actualmente disponible 2. Ingrese el Stock Mínimo Aceptable — el umbral que activa las notificaciones Cuando las existencias alcanzan el nivel mínimo, el sistema alerta al equipo responsable para que pueda reordenar antes de quedarse sin stock. Inventory creation form stock section with Stock Inicial 12 and Stock Mínimo Aceptable 4 Paso 4: Agregar ubicación y asignación | Campo | Descripción | |---|---| | Descripción | Detalles adicionales sobre el artículo | | Ubicación | Lugar físico de almacenamiento | | Equipo | Equipo responsable de este inventario | | Proveedor | Proveedor donde se compra este artículo | INV-01-04 Paso 5: Adjuntar archivos (opcional) Multimedia: - Agregue fotos, videos o GIFs (jpg, jpeg, png, gif) - Útil para identificación visual o documentar la condición actual Archivos: - Cargue documentos (pdf, doc, docx, xls, xlsx, rtf) - Ejemplos: manuales, fichas técnicas, tablas de compatibilidad, certificaciones Inventory creation form attachments section with a photo and a PDF data sheet uploaded Paso 6: Guardar el artículo de inventario 1. Revise toda la información ingresada 2. Haga clic en Guardar para crear el artículo de inventario El artículo ahora está registrado y disponible para consultas, actualizaciones y vinculación con acciones. Inventory item detail view after saving Filtro de aceite compresor RSW Consejos - Use convenciones de nomenclatura consistentes para facilitar la búsqueda - Siempre establezca un nivel mínimo de existencias para materiales críticos y evitar desabastecimientos - Adjunte documentación técnica para que los miembros del equipo puedan acceder a las especificaciones sin buscar - Agregue fotos para ayudar a identificar piezas de aspecto similar rápidamente - Use el campo ID para coincidir con el sistema de codificación interno de su organización Qué sucede después Una vez creado, el artículo de inventario: - Aparece en la lista de Inventario (vista de tarjetas o tabla) - Genera un código QR automáticamente para identificación en campo - Puede ser editado, comentado y vinculado a acciones - Rastrea todos los cambios en el historial de actividad
Editar un artículo de inventario
Actualice la información del inventario cuando cambien los detalles, como ubicación, proveedor o documentación. Antes de comenzar - Necesita acceso al módulo de Inventario - El artículo de inventario debe existir previamente Nota: Para actualizar cantidades de existencias, use las funciones Reabastecer o Ajustar en lugar de Editar. Consulte Reabastecer y ajustar inventario. Pasos Paso 1: Encontrar el artículo de inventario 1. Haga clic en Inventario en la barra de navegación izquierda 2. Use la barra de búsqueda para encontrar el artículo por nombre, proveedor, fabricante, ubicación o ID 3. O navegue por las tarjetas/tabla para localizarlo Inventarios list with compresor typed in the search bar Paso 2: Abrir la vista de detalle 1. Haga clic en la tarjeta del artículo de inventario 2. Se abre la vista de detalle mostrando toda la información registrada Inventory item detail view for Filtro de aceite compresor RSW showing all registered information Paso 3: Entrar en modo de edición 1. Haga clic en Editar 2. El formulario se vuelve editable Inventory item detail view Paso 4: Actualizar los campos Modifique cualquiera de los siguientes según sea necesario: - Nombre - ID - Fabricante - Modelo - GTIN - Descripción - Ubicación - Equipo - Proveedor - Archivos multimedia - Archivos Inventory edit form with Ubicación changed to Cámara de frío N°2 and Proveedor set to Proveedor de refrigeración Paso 5: Guardar los cambios 1. Revise sus actualizaciones 2. Haga clic en Guardar para guardar los cambios Los cambios se registran en el historial de actividad con su información de usuario y marca de tiempo. Inventory item activity history showing the edit entry with user name and timestamp Consejos - Agregue un comentario explicando por qué realizó el cambio para referencia futura - Actualice la ubicación inmediatamente cuando se muevan los artículos para evitar confusiones - Mantenga la información del proveedor actualizada para agilizar los pedidos - Agregue nueva documentación (manuales actualizados, certificaciones) a medida que esté disponible
Buscar y filtrar inventario
Encuentre artículos de inventario rápidamente usando la barra de búsqueda y las opciones de filtro. Antes de comenzar - Necesita acceso al módulo de Inventario Opciones de búsqueda La barra de búsqueda en la parte superior del módulo de Inventario le permite buscar por: | Campo | Ejemplo de búsqueda | |---|---| | Nombre | "Banda V-Ring" | | Proveedor | "SKF" | | Fabricante | "Parker" | | Ubicación | "Almacén A" | | ID | "BANDA-001" | Pasos Paso 1: Acceder al Inventario 1. Haga clic en Inventarios en la barra de navegación izquierda 2. Verá todos los artículos de inventario mostrados como tarjetas Inventarios module main view with inventory items displayed as cards Paso 2: Ingresar su búsqueda 1. Haga clic en la barra de búsqueda en la parte superior del módulo 2. Escriba su término de búsqueda 3. Los resultados se filtran automáticamente mientras escribe INV-03-02 Paso 3: Usar chips de filtro (opcional) Los chips de filtro laterales le permiten reducir los resultados rápidamente por categorías predefinidas. Haga clic en un chip de filtro para aplicarlo, o combine múltiples filtros para resultados más específicos. Los filtros disponibles son: Ubicación, Fabricante, Proveedor Inventarios list with Ubicación filter chip set to Bodega de repuestos Cambiar vistas Puede cambiar cómo se muestran los artículos de inventario: | Vista | Descripción | Mejor para | |---|---|---| | Vista dividida | Tarjetas con panel de vista previa (predeterminado) | Navegar y ver detalles rápidos | | Vista de tabla | Lista estilo hoja de cálculo | Comparar múltiples artículos, revisión masiva | Para cambiar vistas: 1. Haga clic en Vista de tabla para ver los artículos en una tabla 2. Haga clic en Vista dividida para volver al diseño de tarjetas predeterminado Inventarios list in table view comparing stock levels Consejos - Use palabras parciales para buscar — "banda" encuentra "Banda V-Ring" y "Banda de Distribución" - Busque por ID cuando sepa exactamente qué artículo necesita - Use la Vista de tabla cuando compare niveles de existencias entre múltiples artículos - Combine la búsqueda con filtros para obtener los resultados más precisos
Reabastecer y ajustar inventario
Actualice las cantidades de existencias cuando lleguen nuevos materiales o cuando necesite corregir discrepancias entre el inventario físico y el registrado. Antes de comenzar - Necesita acceso al módulo de Inventario - El artículo de inventario debe existir previamente Entendiendo Reabastecer vs. Ajustar | Acción | Usar cuando | Ejemplo | |---|---|---| | Reabastecer | Se ha recibido nuevo inventario | Llegó un envío de 50 filtros nuevos | | Ajustar | El conteo físico no coincide con el stock registrado | El conteo muestra 23 unidades pero el sistema muestra 25 | Pasos Paso 1: Encontrar el artículo de inventario 1. Haga clic en Inventarios en la barra de navegación izquierda 2. Busque o navegue para encontrar el artículo que necesita actualizar 3. Haga clic en la tarjeta del artículo para abrir la vista de detalle INV-04-01 Paso 2: Hacer clic en Reabastecer 1. En la vista de detalle, haga clic en Reabastecer 2. Se abre un diálogo con opciones de actualización de existencias Inventory item detail view Paso 3: Elegir el tipo de actualización Para nuevo inventario recibido: 1. Seleccione Reabastecer 2. Ingrese la cantidad recibida 3. El sistema agrega esta cantidad al stock actual Para corregir discrepancias: 1. Seleccione Ajustar 2. Ingrese la cantidad total correcta 3. El sistema actualiza el stock para coincidir con su conteo Stock update dialog with Reabastecer selected and quantity 50 entered Paso 4: Guardar la actualización 1. Haga clic en Guardar para guardar los cambios 2. El nivel de existencias se actualiza inmediatamente 3. El cambio se registra en el historial de actividad Inventory item detail view after restock showing stock updated to 65 units Escenarios de ejemplo Escenario 1: Recibir un envío Stock actual: 15 unidades. Recibido: 50 unidades 1. Abra el artículo de inventario 2. Haga clic en Reabastecer 3. Seleccione Reabastecer 4. Ingrese: 50 5. Guardar Resultado: El stock se actualiza a 65 unidades Escenario 2: Corregir después del conteo físico Stock registrado: 42 unidades. Conteo físico: 38 unidades 1. Abra el artículo de inventario 2. Haga clic en Reabastecer 3. Seleccione Ajustar 4. Ingrese: 38 5. Guardar Resultado: El stock se actualiza a 38 unidades (la discrepancia se registra en el historial) Consejos - Realice conteos físicos regulares para detectar discrepancias temprano - Agregue comentarios al ajustar para explicar la razón de la discrepancia - Reabastezca prontamente cuando lleguen los envíos para mantener los registros precisos - Revise el historial de actividad si las discrepancias de stock ocurren con frecuencia — puede indicar un problema de seguimiento Historial de actividad Todos los cambios de stock se registran en la sección de Actividad con: - Tipo de cambio (reabastecimiento o ajuste) - Cantidades anteriores y nuevas - Fecha y hora - Usuario que realizó el cambio Esto proporciona trazabilidad completa para auditorías e investigaciones. Inventory item Actividad section showing an adjustment from 42 to 38 units with user, date and time
Usar códigos QR para inventario
Acceda a la información del inventario instantáneamente escaneando los códigos QR generados automáticamente para cada artículo. Antes de comenzar - Necesita acceso al módulo de Inventario - El artículo de inventario debe estar creado previamente - Necesita un dispositivo con cámara para escanear códigos QR Cómo funcionan los códigos QR Cada artículo de inventario en Zeltask genera automáticamente un código QR. Cuando se escanea, el código QR abre directamente la vista de detalle del artículo, dándole acceso inmediato a: - Niveles de existencias - Ubicación - Fabricante y modelo - Documentación adjunta - Historial de actividad Encontrar el código QR Paso 1: Ir al módulo Códigos QR 1. Haga clic en Inventario en el menú superior 2. Use el buscador o navegue en las opciones de inventarios Inventarios module main view Paso 2: Localizar el código QR Una vez encontrado el artículo del inventario, haga clic en el menú de Opciones y descargue o imprima el QR Inventory item Opciones menu open Usar códigos QR en campo Escanear para ver información 1. Abra la cámara de su dispositivo o la aplicación de escáner QR 2. Apunte al código QR en el artículo físico o su etiqueta 3. Toque el enlace que aparece 4. La vista de detalle del inventario se abre en Zeltask Mobile inventory detail view opened after scanning the QR code of Filtro de aceite compresor RSW Imprimir códigos QR Imprima códigos QR y adjúntelos a: - Estantes o contenedores de almacenamiento - Los artículos físicos mismos - Equipos donde se usan los repuestos - Salas de inventario o gabinetes Esto permite que cualquiera escanee y vea inmediatamente qué hay almacenado allí, los niveles de existencias actuales y la documentación relacionada. Beneficios | Caso de uso | Beneficio | |---|---| | Identificación | Identifique rápidamente piezas de aspecto similar | | Verificación de stock | Vea el stock actual sin buscar en la aplicación | | Acceso a documentación | Acceda a manuales y especificaciones desde el campo | | Reordenamiento | Vea el proveedor y stock mínimo para saber cuándo reordenar | | Auditoría | Verificación rápida durante conteos de inventario | Consejos - Imprima códigos QR en etiquetas duraderas para ambientes de almacén - Coloque los códigos QR a la altura de los ojos para facilitar el escaneo - Incluya el nombre del artículo en la etiqueta impresa junto al código QR para referencia visual rápida - Actualice la información del inventario en Zeltask — el código QR siempre enlaza a los datos actuales