Configuración

Su Perfil de Usuario

Su perfil de usuario contiene su información personal y configuración de cuenta en Zeltask. Mantener esta información actualizada garantiza que reciba las notificaciones correctas y pueda ser identificado adecuadamente dentro de su organización. Acceder a Su Perfil 1. Haga clic en Configuración en la barra lateral 2. Haga clic en Cuenta el menú izquierdo en la vista de configuración Configuración view with Cuenta selected under Configuraciones Personales Información del Perfil Su página de cuenta muestra los siguientes campos: | Campo | Descripción | ¿Editable? | |---|---|---| | Nombre | Su nombre de pila | Sí | | Apellido | Su apellido | Sí | | Correo electrónico | Su dirección de correo electrónico de inicio de sesión | No* | | Número de teléfono | Su número telefónico | Si | | Posición | Su posición en la empresa | No | *Las direcciones de correo electrónico no pueden modificarse una vez guardadas. Contacte a su administrador si necesita actualizar su correo electrónico. Cuenta page showing Nombre, Apellido, Correo electrónico, Número de teléfono and Posición fields Editar Su Perfil Actualizar Su Nombre 1. Haga clic en Configuración en la barra lateral 2. En la página Cuenta, localice los campos Nombre y Apellido 3. Edite los campos según sea necesario 4. Haga clic en Guardar Su nombre actualizado aparecerá en todo Zeltask — en asignaciones, comentarios y registros de actividad. Por Qué Su Perfil Es Importante La información de su perfil se utiliza para: - Identificación: Otros miembros del equipo ven su nombre cuando se le asignan tareas o deja comentarios - Notificaciones: Las notificaciones del sistema se envían a su correo electrónico registrado - Seguimiento de actividad: Sus acciones se registran bajo su perfil para trazabilidad - Gestión de acceso: Los administradores utilizan su perfil para gestionar permisos Consejos - Use su nombre completo y profesional para que sus colegas puedan identificarlo fácilmente - Si necesita cambiar su dirección de correo electrónico, contacte al administrador de su organización - Revise sus preferencias de notificación en la sección Preferencias

Cambiar Su Contraseña

Actualice su contraseña de Zeltask para mantener su cuenta segura. Puede cambiar su contraseña en cualquier momento desde la configuración de su cuenta. Antes de Comenzar - Debe conocer su contraseña actual para iniciar sesión - Tenga lista su nueva contraseña (use una contraseña fuerte y única) Pasos Paso 1: Acceder a la Configuración de Cuenta 1. Haga clic en Configuración en la barra lateral 2. Haga clic en Cuenta Configuración view with Cuenta page open Paso 2: Ingrese Su Nueva Contraseña 1. Desplácese hasta la sección Cambio de Contraseña 2. En el campo Nueva Contraseña, ingrese su nueva contraseña 3. En el campo Confirmar Nueva Contraseña, vuelva a ingresar la misma contraseña Cambio de Contraseña section with Nueva Contraseña and Confirmar Nueva Contraseña filled with masked characters Paso 3: Guardar Sus Cambios 1. Verifique que ambas contraseñas ingresadas coincidan 2. Haga clic en Guardar Su contraseña ha sido actualizada. Use su nueva contraseña la próxima vez que inicie sesión. Cuenta page after saving Requisitos de Contraseña Para la seguridad de su cuenta, elija una contraseña que: - Tenga al menos 8 caracteres de longitud - Incluya una combinación de letras, números y símbolos - No sea igual a su contraseña anterior - Sea única para Zeltask (no utilizada en otras plataformas) Consejos - Si olvidó su contraseña, use el enlace Olvidé mi contraseña en la página de inicio de sesión - Actualice su contraseña periódicamente para mayor seguridad - Nunca comparta su contraseña con otros Solución de Problemas | Problema | Solución | |---|---| | Las contraseñas no coinciden | Asegúrese de que ambos campos contengan exactamente la misma contraseña | | No se pueden guardar los cambios | Verifique que cumple con todos los requisitos de contraseña | | Olvidó la contraseña actual | Cierre sesión y use Olvidé mi contraseña en la página de inicio de sesión | Cambio de Contraseña section with mismatched passwords

Configuración de Notificaciones

Configure cómo recibe notificaciones de Zeltask. Elija los canales que se adapten a sus hábitos de trabajo para mantenerse informado sin interrupciones. Acceder a la Configuración de Notificaciones 1. Haga clic en Configuración en la barra lateral 2. Bajo Configuración de Usuario, haga clic en Preferencias 3. Localice la sección Notificaciones Configuración → Preferencias view Canales de Notificación Disponibles Puede habilitar uno, varios o todos los canales de notificación: | Canal | Descripción | Estado | |---|---|---| | Aplicación Zeltask | Las notificaciones aparecen en la aplicación Zeltask | Disponible | | Correo electrónico | Las notificaciones se envían a su dirección de correo electrónico registrada | Disponible | | Push | Recibe notificaciones push en sus dispositivos | Disponible | Configurar Sus Preferencias Habilitar o Deshabilitar Canales 1. En la sección Notificaciones, localice el canal que desea configurar 2. Active el interruptor para habilitar o desactívelo para deshabilitar 3. Los cambios se guardan automáticamente CFG-03-02 Configuraciones Recomendadas | Rol | Canales Recomendados | |---|---| | Miembro de Staff | Aplicación (para actualizaciones en tiempo real durante los turnos) | | Gestor | Aplicación + Correo electrónico (para actualizaciones inmediatas y resúmenes) | | Administrador | Correo electrónico (para resúmenes diarios y escalamientos) | Qué Activa las Notificaciones Zeltask envía notificaciones para varios eventos relevantes: | Evento | Descripción | |---|---| | Asignaciones | Cuando se le asigna una acción, inspección o ticket | | Comentarios | Cuando alguien agrega un comentario a una conversación en la que participa o sigue | | Cambios de estado | Cuando cambia el estado de un elemento en el que está involucrado | | Recordatorios de vencimiento | Cuando las tareas se acercan a sus fechas de vencimiento | | Reasignaciones | Cuando se reasignan inspecciones, tickets o acciones | | Alertas de inventario | Cuando los artículos de inventario están por agotarse | Contenido de las notificaciones Las notificaciones generalmente incluyen: - Un mensaje indicando la acción que ocurrió - El nombre de la persona que inició el evento - Un enlace directo para ver los detalles relacionados en la plataforma Notificaciones basadas en roles Todos los usuarios reciben notificaciones bajo los mismos criterios — no hay diferencias basadas en roles en la entrega de notificaciones. Esto asegura una comunicación consistente y equitativa en toda la organización. Consejos - Habilite las notificaciones de la Aplicación para alertas sensibles al tiempo durante el horario laboral - Use el Correo electrónico para resúmenes al final del día o cuando esté fuera de la plataforma - Comience con un canal y agregue más si es necesario — siempre puede ajustar

Configuración de Apariencia

Elija cómo se ve Zeltask seleccionando entre modo claro, modo oscuro o siguiendo las preferencias de su sistema. Acceder a la Configuración de Apariencia 1. Haga clic en Configuración en la barra lateral 2. Bajo Configuraciones Personales, haga clic en Preferencias 3. Localice la sección Apariencia Configuración → Preferencias view Temas Disponibles | Tema | Descripción | |---|---| | Claro | Fondo brillante con texto oscuro — ideal para ambientes bien iluminados | | Oscuro | Fondo oscuro con texto claro — reduce la fatiga visual en condiciones de poca luz | | Sistema | Sigue automáticamente la configuración de apariencia de su dispositivo | Cambiar Su Tema 1. En la sección Apariencia, localice las opciones de tema 2. Seleccione su tema preferido: Claro, Oscuro o Sistema 3. Haga clic en Guardar CFG-04-02 Cuándo Usar Cada Tema | Escenario | Tema Recomendado | |---|---| | Trabajando en una oficina iluminada o al aire libre | Claro | | Trabajando de noche o con poca iluminación | Oscuro | | Usando Zeltask en múltiples dispositivos con diferentes configuraciones | Sistema | | Reduciendo el consumo de batería en dispositivos móviles (pantallas OLED) | Oscuro | Consejos - El modo Sistema es conveniente si ya usa el modo oscuro automático en su dispositivo - El modo oscuro puede reducir la fatiga visual durante sesiones prolongadas - El modo claro generalmente ofrece mejor legibilidad para trabajo detallado

Fecha, Hora y Moneda

Configure cómo se muestran las fechas, horas y valores de moneda en su organización en Zeltask. Estos ajustes garantizan consistencia para todos los usuarios y reportes precisos. Antes de Comenzar - Necesita permisos de Administrador para modificar la configuración de la organización - Los cambios se aplican a todos los usuarios de su organización Acceder a la Configuración Regional 1. Haga clic en Configuración en la barra lateral 2. Bajo Configuración de la Organización, haga clic en General Configuración de la Organización → General view Ajustes Disponibles Configure las siguientes opciones para que coincidan con los estándares de su organización: | Ajuste | Descripción | Ejemplos | |---|---|---| | Idioma | Idioma predeterminado para la interfaz de la plataforma | Inglés, Español, Alemán | | Zona horaria | Zona horaria principal de la organización | America/New_York, Europe/Berlin | | Formato de fecha | Cómo aparecen las fechas en toda la plataforma | DD/MM/AAAA, MM/DD/AAAA, AAAA-MM-DD | | Formato de hora | Cómo se muestran las horas | 12 horas (AM/PM), 24 horas | | Moneda predeterminada | Moneda para seguimiento de costos y reportes | USD, EUR, CLP | Configurar sus Ajustes Paso 1: Seleccionar Su Idioma 1. En Configuración de la Organización → General, localice el menú desplegable Idioma 2. Seleccione el idioma principal de su organización 3. Haga clic en Guardar General settings with Idioma dropdown open Paso 2: Establecer Su Zona Horaria 1. Localice el menú desplegable Zona horaria 2. Seleccione la zona horaria donde se encuentran sus operaciones principales 3. Haga clic en Guardar CFG-05-03 Paso 3: Elegir Formatos de Fecha y Hora 1. Seleccione su Formato de fecha preferido 2. Seleccione su Formato de hora preferido: 12 horas (AM/PM) o 24 horas 3. Haga clic en Guardar General settings with Formato de fecha set to DD/MM/AAAA and Formato de hora set to 24 horas Paso 4: Establecer la Moneda Predeterminada 1. Localice el menú desplegable Moneda 2. Seleccione la moneda utilizada para el seguimiento de costos 3. Haga clic en Guardar CFG-05-05 Por Qué Estos Ajustes Son Importantes | Ajuste | Impacto | |---|---| | Zona horaria | Garantiza que las tareas programadas, fechas de vencimiento y marcas de tiempo sean precisas para su ubicación | | Formato de fecha | Previene confusión al leer fechas (por ejemplo, 01/02/2024 significa cosas diferentes en EE.UU. vs. Europa) | | Formato de hora | Coincide con las convenciones locales para horarios de turnos y marcas de tiempo | | Moneda | Garantiza un seguimiento preciso de costos para mantenimiento, inventario y reportes | Consejos - Elija ajustes que coincidan con la ubicación principal de su organización - Si su organización opera en múltiples zonas horarias, seleccione la zona horaria de su sede principal o planta principal - Los formatos de fecha y hora deben coincidir con lo que su equipo usa en las operaciones diarias

Marca Personalizada

Agregue el nombre y logotipo de su organización a Zeltask. La marca personalizada ayuda a los miembros del equipo a identificar su organización dentro de la plataforma. Antes de Comenzar - Necesita permisos de Administrador para modificar la configuración de la organización - Tenga listo su archivo de logotipo en uno de los formatos soportados Acceder a la Configuración de Marca 1. Haga clic en Configuración en la barra lateral 2. Bajo Configuración de la Organización, haga clic en General Configuración de la Organización → General view Opciones de Marca | Campo | Descripción | |---|---| | Nombre de la Organización | El nombre de su empresa o planta, mostrado en toda la plataforma | | Logotipo | El logotipo de su organización, mostrado en la interfaz | Agregar el Nombre de Su Organización 1. En la sección General, localice el campo Nombre de la Organización 2. Ingrese el nombre de su organización 3. Haga clic en Guardar El nombre de su organización aparece en el encabezado de la plataforma y ayuda a los usuarios a confirmar que están en el espacio de trabajo correcto. Subir Su Logotipo Formatos Soportados | Formato | Extensión | |---|---| | JPEG | .jpg, .jpeg | | PNG | .png | | GIF | .gif | Pasos para Subir 1. En la sección General, localice el área de carga de Logotipo 2. Haga clic para seleccionar un archivo o arrastre y suelte su logotipo 3. Espere a que se complete la carga 4. Haga clic en Guardar CFG-06-02 Recomendaciones para el Logotipo Para la mejor calidad de visualización: - Use un logotipo cuadrado u horizontal - Resolución mínima: 200 x 200 píxeles - Mantenga el tamaño del archivo por debajo de 2MB - Use formato PNG para logotipos con transparencia Dónde Aparece la Marca El nombre y logotipo de su organización aparecen en: - El encabezado de la plataforma - Pantallas de inicio de sesión (cuando aplique) - Reportes y documentos exportados Platform header showing the organization name and logo Consejos - Use un logotipo con fondo transparente para una mejor integración con la interfaz - Si opera múltiples plantas, considere usar un logotipo que represente a la organización matriz - Mantenga el nombre de su organización conciso — aparece en la navegación y encabezados

Gestionar Categorías de Acciones

Las categorías de acciones le ayudan a organizar y filtrar órdenes de trabajo en Zeltask. Cree categorías que coincidan con su estructura operativa para mejorar la visibilidad y gestión de tareas. Antes de Comenzar - Necesita permisos de Administrador para gestionar categorías de acciones - Las categorías se aplican a toda la organización para todos los usuarios Acceder a las Categorías de Acciones 1. Haga clic en Configuración en la barra lateral 2. Bajo Configuración de la Organización, haga clic en Acciones Configuración de la Organización → Acciones view showing the action categories list ¿Qué Son las Categorías de Acciones? Las categorías son etiquetas que asigna a las acciones (órdenes de trabajo) para agrupar tareas relacionadas. Ayudan a los equipos a: - Filtrar acciones — Ver solo el trabajo que importa para un área o equipo específico - Organizar el trabajo — Agrupar tareas similares para una mejor planificación - Seguir el rendimiento — Generar reportes de acciones por categoría No hay límite en el número de categorías que puede crear. Ejemplos de Categorías de Acciones | Tipo de Categoría | Ejemplos | |---|---| | Por área | Producción, Empaque, Almacén, Servicios | | Por tipo | Preventivo, Correctivo, Emergencia, Mejora | | Por sistema | HVAC, Eléctrico, Plomería, Refrigeración | | Por prioridad | Crítico, Rutinario, Paro Programado | Crear una Categoría 1. En la sección de configuración de Acciones, haga clic en Agregar Categoría o + 2. Ingrese un Nombre de Categoría 3. Opcionalmente, agregue una Descripción para clarificar el propósito de la categoría 4. Seleccione las Personas Responsables — estos usuarios serán notificados cuando se creen acciones en esta categoría 5. Haga clic en Guardar Action category creation form with Nombre Refrigeración, Descripción Fallas y mantenimiento de cámaras de frío and two Personas Responsables selected La categoría ahora está disponible al crear o editar acciones. Las personas responsables reciben notificaciones sobre actividad relacionada con acciones en sus categorías. Esto ayuda a garantizar que los miembros correctos del equipo se mantengan informados sobre las órdenes de trabajo relevantes. Editar una Categoría 1. En la sección de configuración de Acciones, localice la categoría que desea editar 2. Haga clic en el icono Editar o en el nombre de la categoría 3. Actualice el Nombre de la Categoría, Descripción o Personas Responsables según sea necesario 4. Haga clic en Guardar Action categories list Las acciones existentes que usan esta categoría reflejarán la información actualizada. Eliminar una Categoría 1. En la sección de configuración de Acciones, localice la categoría que desea eliminar 2. Haga clic en el icono Eliminar 3. Confirme la eliminación Delete category confirmation dialog for Refrigeración Nota: Considere qué sucede con las acciones existentes que usan esta categoría antes de eliminarla. Revise su lista de acciones primero. Consejos - Comience con categorías amplias y agregue específicas según sea necesario - Use convenciones de nomenclatura consistentes (por ejemplo, todas las áreas, o todos los tipos de tareas) - Limite las categorías a lo que su equipo realmente usa — demasiadas pueden reducir la claridad - Revise las categorías periódicamente y elimine las que no se usan Mejores Prácticas | Haga | Evite | |---|---| | Crear categorías que coincidan con cómo su equipo piensa sobre el trabajo | Crear demasiadas categorías superpuestas | | Usar nombres claros y descriptivos | Usar abreviaciones que no todos entienden | | Revisar y consolidar categorías con el tiempo | Dejar categorías sin usar saturando la lista |

Gestionar Etiquetas

Las etiquetas le ayudan a clasificar y organizar plantillas, acciones y otros registros en Zeltask. Cree etiquetas personalizadas que coincidan con sus necesidades operativas para mejorar el filtrado y la organización. Antes de Comenzar - Necesita permisos de Administrador para gestionar las etiquetas de la organización - Las etiquetas se aplican a toda la organización para todos los usuarios Acceder a la Configuración de Etiquetas 1. Haga clic en Configuración en la barra lateral 2. Bajo Configuración de Organización, localice la sección Etiquetas Configuración de la Organización → Etiquetas view showing the tag list ¿Qué Son las Etiquetas? Las etiquetas son rótulos que puede aplicar a plantillas y otros registros para clasificarlos por propósito, área o cualquier criterio significativo para su organización. Usos comunes de las etiquetas: | Propósito | Ejemplos de Etiquetas | |---|---| | Seguridad | Seguridad, Cumplimiento, Regulatorio | | Tipo de mantenimiento | Preventivo, Correctivo, Emergencia | | Departamento | Producción, Almacén, Calidad | | Tipo de equipo | HVAC, Eléctrico, Mecánico | Crear una Etiqueta 1. En la sección Etiquetas, haga clic en Agregar Etiqueta o + 2. Ingrese un Nombre de Etiqueta 3. Haga clic en Guardar 4. La etiqueta ahora está disponible al crear o editar plantillas y otros registros compatibles. Etiquetas section with new tag Cadena de frío in the list Se debe elegir un nombre único para cada etiqueta. Editar una Etiqueta 1. En la sección Etiquetas, localice la etiqueta que desea editar 2. Haga clic en el icono Editar 3. Actualice el Nombre de Etiqueta 4. Haga clic en Guardar Etiquetas list Los registros existentes que usan esta etiqueta reflejarán el nombre actualizado. Eliminar una Etiqueta 1. En la sección Etiquetas, localice la etiqueta que desea eliminar 2. Haga clic en el icono Eliminar 3. Confirme la eliminación Delete tag confirmation dialog for Cadena de frío Antes de eliminar una etiqueta, considere que los registros que la usan ya no la tendrán. Revise primero qué plantillas o registros usan la etiqueta. Usar Etiquetas en Plantillas Al crear o editar una plantilla, puede asignar una o más etiquetas: 1. Abra el formulario de creación o edición de plantilla 2. Localice el campo Etiquetas 3. Seleccione las etiquetas que aplican a esta plantilla CFG-08-05 Las etiquetas le ayudan a filtrar y encontrar plantillas más tarde según su clasificación. Consejos - Cree etiquetas basándose en cómo su equipo busca y agrupa contenido - Use convenciones de nomenclatura consistentes en todas las etiquetas - Comience con categorías amplias y agregue etiquetas específicas a medida que surjan patrones - Revise y limpie periódicamente las etiquetas no utilizadas

Gestionar iniciativas

Las iniciativas se crean en Configuración de la Organización → Iniciativas. Solo piden un nombre. 1. Haga clic en Crear Iniciativa. 2. Escriba el nombre. Por ejemplo: «Programa Cadena de Frío 2026». 3. Haga clic en Guardar. Organization Settings Iniciativas section with the new initiative Programa Cadena de Frío 2026 in the list Una vez creada, la iniciativa se puede seleccionar en el campo Iniciativas de una acción o de un ticket.

Claves de integración

Vaya a Configuración de la Organización → Claves de integración Las claves de integración permiten conectar Zeltask con otros sistemas, para que creen tickets o consulten información de forma automática. Trátelas como una contraseña: no las comparta y elimine las que ya no use. Configuración de la Organización → Claves de integración view Pasos para crear una clave 1. Haga clic en Crear clave 2. Se abrirá un modal donde debe llenar la información de: - Nombre - Permisos: Leer, escribir (incluye leer) - Recursos: Acciones o Ticket (Elija al menos un recurso al que esta clave pueda acceder.) 3. Haga clic en Guardar 4. El secreto de la clave se muestra una sola vez, al crearla. Cópielo en ese momento y guárdelo en un lugar seguro; después no podrá volver a verlo. Integration key creation modal with Nombre Integración ERP mantenimiento, Permisos Leer and Recursos Ticket selected Revocar una clave Cuando una clave ya no se use o pueda estar comprometida, revóquela desde Configuración de la Organización → Claves de integración con la opción Revocar. Los sistemas que usaban esa clave dejarán de tener acceso. Claves de integración list