Esta guía recorre cada campo disponible al crear una acción en Zeltask. Cada acción que cree se integra en el flujo de trabajo de su equipo y queda disponible para seguimiento, actualizaciones e informes.
Antes de comenzar
- Necesita al menos permisos de Miembro de Staff para crear acciones
- Para la asignación, los usuarios o equipos deben existir previamente en el sistema
- Opcionalmente, tenga activos y ubicaciones creados para vincular a la acción
Pasos
Paso 1: Abrir el módulo de Acciones
- Haga clic en Acciones en la barra lateral izquierda
- Se carga la lista de acciones con las órdenes de trabajo existentes
Paso 2: Iniciar la creación de una acción
- Haga clic en Crear Acción en la esquina superior derecha
- Se abre el formulario de creación de acciones
Paso 3: Ingresar título y descripción
| Campo | Propósito | Ejemplo |
|---|---|---|
| Título | Nombre breve y claro para la tarea | "Inspección mensual de bomba" |
| Descripción | Instrucciones detalladas para el técnico | "Verificar niveles de presión, inspeccionar sellos, lubricar rodamientos" |
Paso 4: Seleccionar categoría y tipo
Elija el área de trabajo y el tipo de acción:
Mantenimiento: Mantenimiento general de equipos o instalaciones
Plomería: Sistemas de agua, tuberías, drenaje
Electricidad: Sistemas y equipos eléctricos
Paso 5: Iniciativas
Las iniciativas son programas o proyectos internos que agrupan trabajo relacionado. Por ejemplo: “Programa Cadena de Frío 2026”, “Programa Mantenimiento Preventivo 2026” o “Plan de Integridad de Casco 2026”.
Para qué sirven: para ver el avance y el costo de un programa completo, en lugar de revisar tickets sueltos. Si filtra por una iniciativa, ve los problemas detectados, las acciones que salieron de ellos y cuánto costaron.
Seleccionar iniciativas
- Primero debe asegurarse de que las iniciativas hayan sido creadas previamente (Dónde se crean: en Configuración → Iniciativas. El único dato que piden es el nombre)
- Haga clic en Iniciativas
- Seleccione la iniciativa
Paso 6: Agregar multimedia de apoyo (opcional)
- Haga clic en Agregar Multimedia
- Suba imágenes que muestren la condición actual, ubicación o problema específico
- Formatos soportados: JPG, PNG, GIF
Las referencias visuales ayudan a los técnicos a entender exactamente qué necesita atención.
Paso 7: Agregar documentos (opcional)
Suba materiales de referencia:
- Procedimientos o instrucciones de trabajo
- Directrices de seguridad
- Manuales de equipos
- Informes anteriores
Formatos soportados: PDF, DOC, DOCX
Paso 8: Establecer tiempo estimado
Ingrese cuánto tiempo debería tomar la tarea en los dos campos numéricos del formulario: horas y minutos.
Esto ayuda con la planificación de la carga de trabajo y la medición de la eficiencia operativa.
Paso 9: Establecer prioridad
| Prioridad | Cuándo usar |
|---|---|
| Bajo | Puede esperar; tareas con horario flexible |
| Medio | Prioridad estándar, completar en orden normal |
| Alto | Importante, debe resolverse a la brevedad, antes que las de prioridad media |
| Urgente | Requiere atención inmediata |
Paso 10: Configurar recurrencia (acciones preventivas)
Para tareas recurrentes, configure un programa:
- Active el interruptor de Recurrente
- Seleccione Recurrencia: Diaria, Semanal, Mensual o Anual
- Configure el patrón:
- Semanal: Seleccione qué días
- Mensual: Seleccione qué día del mes
- Anual: Seleccione mes y día
Paso 11: Establecer fechas
| Campo | Propósito |
|---|---|
| Fecha de Inicio | Cuándo comienza o se activa la acción |
| Fecha de Vencimiento | Fecha límite para completar |
Paso 12: Asignar responsabilidad
Elija quién debe completar el trabajo:
| Opción | Cuándo usar |
|---|---|
| Asignar a Usuario | Una persona específica debe completar la tarea |
| Asignar a Equipo | Cualquier miembro del equipo puede tomarla |
La persona o equipo asignado recibe una notificación cuando se crea la acción.
Paso 13: Vincular a ubicación
Seleccione dónde debe realizarse el trabajo:
- Haga clic en el menú desplegable de Ubicación
- Busque o navegue por las ubicaciones disponibles en el modal
- Seleccione el área apropiada
Paso 14: Vincular a activo
Asocie la acción con un equipo específico:
- Haga clic en el menú desplegable de Activo
- Busque o navegue por los activos disponibles en el modal
- Puede filtrar la búsqueda por: fabricante, modelo, estado y ubicación
- Seleccione el equipo y haga clic en “Confirmar”
Vincular a activos construye el historial de mantenimiento a lo largo del tiempo.
Paso 15: Asociar un proveedor (opcional)
Si se requiere soporte externo:
- Haga clic en el menú desplegable de Proveedor
- Seleccione el proveedor de servicios
Paso 16: Agregar elementos de inventario (opcional)
Especifique materiales o repuestos necesarios:
- Haga clic en Agregar Inventario
- Busque el elemento
- Ingrese la cantidad
Paso 17: Agregar costo (opcional)
Registre información de presupuesto o gastos para fines de seguimiento.
Paso 18: Guardar la acción
- Revise todos los campos para verificar su precisión
- Haga clic en Guardar
La acción se crea y la persona o equipo asignado es notificado.
