Cree una acción directamente durante una inspección para abordar problemas, asignar tareas de seguimiento o activar trabajo de mantenimiento sin salir del flujo de la inspección.
Antes de comenzar
- Necesita acceso al módulo de Inspecciones
- Necesita permisos para crear acciones
- La plantilla de inspección puede tener la creación de acciones configurada como un disparador para ciertas respuestas
Por qué crear acciones desde inspecciones
Cuando identifica un problema durante una inspección, crear una acción inmediatamente asegura:
- El problema se documenta y asigna antes de que olvide los detalles
- La acción se vincula automáticamente a la inspección para trazabilidad
- Los supervisores tienen visibilidad de los problemas encontrados y el estado del seguimiento
- No se necesita un paso separado después de completar la inspección
Pasos
Paso 1: Identificar el problema durante la inspección
- Mientras ejecuta una inspección, llegue a una pregunta donde identifique un problema
- Dependiendo de la configuración de la plantilla, la creación de acciones puede activarse automáticamente o estar disponible como opción
Paso 2: Abrir el formulario de creación de acción
- Haga clic en Crear Acción o Crear Ticket
- Se abre un formulario con campos para definir la acción correctiva
Paso 3: Completar los detalles de la acción
Complete los siguientes campos:
| Campo | Descripción |
|---|---|
| Nombre | Título breve describiendo el problema o tarea (ej., "Reparar fuga en cinta transportadora") |
| Descripción | Explicación detallada del problema y qué necesita hacerse |
| Categoría | Seleccione la categoría (Mantenimiento, Plomería, Electricidad, etc.) |
| Tipo | Reactivo o Preventivo |
| Medios | Agregar archivos de tipo: .jpg, .jpeg, .png, .gif |
| Archivos | Agregar archivos de tipo; .pdf, .doc, .docx, .dot, .rtf, .xls, .xlsx |
| Tiempo estimado | Tiempo estimado de duración de la acción |
| Prioridad | Establezca el nivel de urgencia: Bajo, Medio, Alto o Urgente |
| Asignado a | Seleccione el usuario o equipo responsable de la acción |
| Fecha de inicio | Fecha de inicio de la acción |
| Fecha de vencimiento | Establezca la fecha límite para completar |
| Ubicación | Seleccione dónde debe realizarse el trabajo |
| Activo | Vincule el equipo relacionado si aplica |
| Proveedor | Seleccione proveedor externo si aplica |
| Inventario | Agregue inventarios a esta Acción para rastrear mejor las partes o materiales necesarios. |
| Procedimientos | Agregue un Procedimiento para detallar los pasos necesarios para completar esta Acción. |
| Inspecciones | Agregue una Inspección que se requiere para completar esta Acción |
| Costos | Agregue costos a esta Acción para rastrear mejor los gastos relacionados. |
Paso 4: Guardar la acción
- Revise toda la información ingresada
- Haga clic en Guardar para crear la acción
La acción ahora está creada y asignada. La persona responsable recibe una notificación, y la acción aparece vinculada a esta inspección.
Paso 5: Continuar la inspección
- Después de crear la acción, regrese al flujo de la inspección
- Continúe respondiendo las preguntas restantes
- Cree acciones adicionales para otros problemas según sea necesario
Ver Acciones Vinculadas
Después de completar la inspección:
- Abra la vista de detalle de la inspección
- Las acciones vinculadas aparecen en el registro de la inspección
- Haga clic en una acción para ver su estado actual
Los supervisores también pueden ver todas las acciones creadas desde inspecciones al revisar inspecciones completadas.
Consejos
- Tome fotos antes de crear la acción — proporcionan contexto valioso para la persona asignada
- Use nombres claros y específicos que describan el problema, no solo "Problema encontrado"
- Establezca fechas de vencimiento realistas basadas en la prioridad y capacidad del equipo
- Para problemas urgentes, establezca la prioridad en Urgente y asigne a alguien actualmente en turno
Ejemplo
Durante una inspección de saneamiento, encuentra un sello dañado en una unidad de refrigeración:
| Campo | Valor |
|---|---|
| Nombre | Reemplazar sello de puerta dañado - Unidad de Refrigeración #4 |
| Descripción | El sello de goma en la puerta inferior está agrietado y permite que escape aire frío. La unidad está funcionando ciclos más largos para compensar. |
| Categoría | Mantenimiento |
| Prioridad | Alto |
| Asignado a | Equipo de Mantenimiento |
| Fecha de vencimiento | Mañana |
| Ubicación | Área de Almacenamiento en Frío |
| Activo | Unidad de Refrigeración #4 |
| Multimedia | Foto del sello dañado |
| Inspección Vinculada | Inspección de Saneamiento #1052 |
El equipo de mantenimiento recibe una notificación y puede ver la foto y el contexto de la inspección cuando comienzan la reparación.