Eine Aktion kann mit einem externen Lieferanten geteilt werden, damit dieser ihren Status ohne Anmeldung bei Zeltask aktualisieren kann. 1. Öffnen Sie die Aktion und klicken Sie auf Teilen. 2. Aktivieren Sie Zugriff auf Anbieter. Nur ein Manager oder höher kann diese Option aktivieren. 3. Klicken Sie auf Link an Anbieter-Kontakte senden. ACC-07-01 Mit dem Link kann der Lieferant den Status der Aktion ändern, eine abgeschlossene Aktion jedoch nicht wieder öffnen.

🤝 Lieferanten

Lieferantenkontakte hinzufügen

Schritte Schritt 1: Öffnen Sie die Lieferantendetails 1. Klicken Sie in der Seitenleiste auf Lieferanten 2. Suchen Sie den Lieferanten, den Sie aktualisieren möchten, und klicken Sie darauf 3. Die Detailansicht des Lieferanten wird geöffnet Vendor detail view of Proveedor de refrigeración opened from the Vendors list Schritt 2: Fügen Sie einen Kontakt hinzu 1. Klicken Sie im Bereich Kontakte auf Kontakt hinzufügen 2. Das Kontaktformular wird geöffnet Vendor detail view contacts section with Agregar Contacto button highlighted Schritt 3: Geben Sie die Kontaktinformationen ein Füllen Sie die folgenden Felder aus: | Feld | Beschreibung | Erforderlich | |---|---|---| | Name | Vollständiger Name der Kontaktperson | Ja | | Funktion | Berufsbezeichnung oder Rolle | Nein | | Telefon | Direkte Telefonnummer | Nein | | E-Mail | E-Mail-Adresse des Kontakts | Nein | Contact form with Nombre, Cargo set to Jefe de servicio técnico, Teléfono and Correo electrónico completed Schritt 4: Speichern Sie den Kontakt 1. Überprüfen Sie die Kontaktinformationen 2. Klicken Sie auf Speichern Der Kontakt wird dem Lieferantendatensatz hinzugefügt. Vendor detail view contacts section showing the newly added contact Bestehende Kontakte verwalten Einen Kontakt bearbeiten 1. Suchen Sie den Kontakt in den Lieferantendetails 2. Klicken Sie auf das Symbol Bearbeiten 3. Aktualisieren Sie die Informationen nach Bedarf 4. Klicken Sie auf Speichern Einen Kontakt löschen 1. Suchen Sie den Kontakt in den Lieferantendetails 2. Bewegen Sie die Maus über den gewünschten Kontakt 3. Klicken Sie auf das Symbol Löschen 4. Bestätigen Sie das Löschen PRO-02-05 Tipps - Fügen Sie die wichtigsten Kontakte zuerst hinzu (diejenigen, die Ihr Team am häufigsten nutzt) - Geben Sie nach Möglichkeit sowohl Telefonnummern als auch E-Mail-Adressen an - Halten Sie die Kontakte aktuell, wenn sich die Ansprechpartner des Lieferanten ändern

📍 Standorte

Standort erstellen

Erfassen Sie physische Räume in Zeltask, damit sie in Inspektionen, Aktionen, Tickets und der Asset-Verwaltung referenziert werden können. Jeder Standort dient als zentraler Punkt, um die Arbeit in diesem Bereich zu organisieren. Bevor Sie beginnen - Sie benötigen die Berechtigung, Standorte zu erstellen - Sammeln Sie Informationen über den Raum: Name, Beschreibung sowie relevante Fotos oder Dokumente Schritte Schritt 1: Öffnen Sie das Modul Standorte 1. Klicken Sie in der linken Navigationsleiste auf Standorte 2. Sie sehen Karten der vorhandenen Standorte 3. Klicken Sie auf Standort erstellen Locations module main view with Crear Ubicación button highlighted Schritt 2: Geben Sie den Namen des Standorts ein 1. Geben Sie im Feld Name einen klaren, aussagekräftigen Namen ein 2. Verwenden Sie in Ihrer gesamten Organisation einheitliche Namenskonventionen Beispiele: - "Nave de Producción A" - "Cámara Frigorífica 1" - "Área de Sanitización - Oeste" Schritt 3: Wählen Sie den übergeordneten Standort aus 1. Klicken Sie auf das Dropdown-Menü, verwenden Sie die Suche oder blättern Sie durch die Optionen. 2. Wählen Sie die passende Option aus und klicken Sie auf Bestätigen UBI-01-02 Damit können Sie Standorte innerhalb eines übergeordneten Standorts verschachteln. Schritt 4: Referenz-ID 1. Geben Sie den Wert der Referenz-ID des Standorts ein. Schritt 5: Fügen Sie eine Beschreibung hinzu 1. Geben Sie im Feld Beschreibung zusätzlichen Kontext an 2. Fügen Sie Informationen hinzu, die helfen, den Raum zu identifizieren oder zu verstehen Beispiele: - "Hauptproduktionsfläche für die Abfülllinien 1-3. Enthält 5 Füllstationen." - "Temperaturgeführtes Lager für Rohzutaten. Wird bei -18°C gehalten." Schritt 6: Laden Sie Medien hoch (optional) 1. Fügen Sie im Bereich Medien Fotos oder Videos hinzu 2. Verwenden Sie Bilder, die helfen, den Standort visuell zu erkennen Empfohlene Medien: - Panoramafoto des Bereichs - Eingang oder Beschilderung - Wichtige Ausrüstung im Raum - Ausgehängte Sicherheitsinformationen Location creation form media section with a photo of the Cámara de frío N°2 entrance uploaded Schritt 7: Hängen Sie Dateien an (optional) 1. Laden Sie im Bereich Dateien relevante Dokumente hoch 2. Unterstützte Formate sind unter anderem PDF, DOC und DOCX Nützliche Dokumente: - Grundrisse oder Lagepläne - Sicherheitsverfahren für den Bereich - Bedienungsanleitungen - Compliance-Dokumentation Location creation form files section with Plano Cámara de frío N°2.pdf uploaded Schritt 8: Speichern Sie den Standort 1. Überprüfen Sie alle eingegebenen Informationen 2. Klicken Sie auf Speichern Der Standort ist jetzt in ganz Zeltask verfügbar. Locations card view showing the new Cámara de frío N°2 location card Was nach dem Erstellen passiert - Der Standort erscheint im Modul Standorte - Für den Standort wird ein eindeutiger QR-Code erzeugt - Der Standort kann in Aktionen, Inspektionen und Tickets ausgewählt werden - Diesem Standort können Assets zugewiesen werden Beispiel: Einen Produktionsbereich erstellen | Feld | Wert | |---|---| | Name | Nave de Producción A | | Beschreibung | Hauptproduktionsfläche für die Verpackungslinien. Enthält die Linien 1-3, Förderanlagen und Etikettierstationen. Erfordert tägliche Reinigung. | | Medien | Foto des Halleneingangs, Übersicht der Produktionslinien | | Dateien | Plano de la Nave A (PDF), Ruta de evacuación de emergencia (PDF) | Tipps - Verwenden Sie klare, einheitliche Namen, die alle verstehen - Fügen Sie genug Beschreibung hinzu, um ähnliche Standorte zu unterscheiden - Laden Sie Fotos hoch, die den aktuellen Zustand des Bereichs zeigen - Hängen Sie Sicherheitsdokumente für Bereiche mit besonderen Anforderungen an - Erstellen Sie Standorte, bevor Sie ihnen Assets zuweisen - Überprüfen und aktualisieren Sie die Standortinformationen, wenn sich etwas ändert

👥 Benutzer & Teams

Team erstellen

Organisieren Sie Benutzer in Teams, um Ihre Betriebsstruktur abzubilden. Mit Teams können Sie Personen nach Bereich, Rolle oder Funktion gruppieren. Das erleichtert die Zuweisung von Arbeit und die Verwaltung von Verantwortlichkeiten. Bevor Sie beginnen - Sie benötigen Admin- oder Manager-Berechtigungen, um Teams zu erstellen - Benutzer müssen in Zeltask vorhanden sein, bevor sie einem Team hinzugefügt werden können Teamverwaltung öffnen 1. Klicken Sie in der Seitenleiste auf Einstellungen 2. Klicken Sie unter Einstellungen auf Teams Configuración de la Organización → Equipos view showing the team list Schritte Schritt 1: Teamerstellung starten 1. Klicken Sie in der Ansicht Teams auf Team erstellen Equipos view Schritt 2: Teaminformationen eingeben Füllen Sie die folgenden Felder aus: | Feld | Beschreibung | Erforderlich | |---|---|---| | Name | Ein eindeutiger Name, der das Team kennzeichnet | Ja | | Beschreibung | Zusätzlicher Kontext zum Zweck oder zu den Verantwortlichkeiten des Teams | Nein | Team creation form with Nombre Equipo de Saneamiento and Descripción Sanitización línea de envasado y áreas de proceso Schritt 3: Mitglieder zum Team hinzufügen 1. Klicken Sie in das Feld Zugewiesene Mitglieder, um die Benutzerauswahl zu öffnen 2. Wählen Sie die Benutzer aus, die zu diesem Team gehören sollen 3. Sie können mehrere Benutzer auswählen USU-03-04 Hinweis: In dieser Liste erscheinen nur Benutzer, die bereits in Zeltask angelegt wurden. Schritt 4: Team speichern 1. Überprüfen Sie die Teaminformationen und die Mitglieder 2. Klicken Sie auf Speichern Das Team wird erstellt und erscheint in der Liste Teams. Den Teammitgliedern kann nun Arbeit als Gruppe zugewiesen werden. Equipos list showing the new Equipo de Saneamiento team with its members Beispiele für Teams | Teamtyp | Beispiele | |---|---| | Nach Bereich | Produktionsteam, Lagerteam, Versorgungsteam | | Nach Funktion | Instandhaltungsteam, Qualitätsprüfer, Hygieneteam | | Nach Schicht | Frühschicht, Nachtschicht, Wochenendteam | | Nach Fachgebiet | Elektroteam, HLK-Techniker, Sanitärteam | Tipps - Verwenden Sie klare, aussagekräftige Teamnamen, die alle verstehen - Halten Sie Teams fokussiert — kleinere Teams mit klaren Verantwortlichkeiten funktionieren besser als große, allgemeine Gruppen - Ein Benutzer kann mehreren Teams angehören - Überprüfen Sie die Zusammensetzung der Teams regelmäßig, wenn sich Rollen ändern

🎫 Tickets

Ticket-Kanäle

Ticket-Kanäle sind öffentliche Links, über die Personen außerhalb Ihrer Organisation Tickets direkt an Zeltask senden können. Jeder Kanal legt die Regeln und das Verhalten fest, die für eingehende Anfragen gelten. Kanäle werden unter Einstellungen > Tickets in den Organisationseinstellungen konfiguriert. Den Bereich Kanäle erkunden Navigieren Sie zu Einstellungen > Tickets. Dort sehen Sie: - Eine Tabelle mit allen bisher erstellten Kanälen - Eine Schaltfläche Kanal erstellen - Eine Suchleiste, um Kanäle nach Namen zu finden - Einen Filter nach Status Configuración → Tickets channels table with Nombre, Enlace Público, Fecha de Creación, Estado and Opciones columns Die Kanaltabelle zeigt die folgenden Spalten: | Spalte | Beschreibung | |---|---| | Name | Name und Beschreibung des Kanals | | Öffentlicher Link | Zeigt an, ob der Link verfügbar ist (Symbol für offenen Link) | | Erstellungsdatum | Datum, an dem der Kanal erstellt wurde | | Status | Aktiv oder Inaktiv | | Optionen | Aktionsmenü für jeden Kanal | Einen Kanal erstellen Schritt 1: Öffnen Sie das Erstellungsformular 1. Navigieren Sie zu Einstellungen > Tickets 2. Klicken Sie auf Kanal erstellen TIC-09-02 Schritt 2: Füllen Sie die Kanaldetails aus | Feld | Beschreibung | |---|---| | Name | Der Name des Kanals. Er erscheint auf der öffentlichen Seite und wird bei den darüber erstellten Tickets als Quelle angezeigt. Beispiel: Solicitudes Generales, Soporte al Cliente, Quejas de Proveedores | | Beschreibung | Erläutert den Zweck des Kanals und wie Personen ihn verwenden sollen. Sie wird auf der öffentlichen Seite angezeigt. | | Standard-Tags | Tags, die automatisch auf alle über diesen Kanal erstellten Tickets angewendet werden. Die mit diesen Tags verknüpften Teams und Personen werden bei jedem neuen Ticket benachrichtigt. | | Aktiv (Schalter) | Steuert, ob der öffentliche Link des Kanals erreichbar ist. Wenn er deaktiviert ist, funktioniert der Link nicht mehr und es können keine neuen Tickets eingereicht werden. | | Kontaktdaten erforderlich (Schalter) | Wenn aktiviert, müssen Personen ihren Namen und ihre E-Mail-Adresse angeben, um ein Ticket einzureichen, und können so Updates erhalten. Wenn deaktiviert, können Tickets anonym eingereicht werden. | Channel creation form with Name Solicitudes Generales, a description and default tags Seguridad and Producción Schritt 3: Speichern 1. Klicken Sie auf Speichern, um den Kanal zu erstellen Channels table with the new Solicitudes Generales channel in status Activo Kanäle verwalten In der Kanalliste hat jeder Kanal ein Optionsmenü (drei Punkte) mit den folgenden Aktionen: | Aktion | Beschreibung | |---|---| | Bearbeiten | Öffnet das Erstellungsformular, um Name, Beschreibung, Standard-Tags, Aktiv-Status oder die Einstellungen für Kontaktdaten zu ändern | | Löschen | Löscht den Kanal dauerhaft | | Öffentlichen Link kopieren | Kopiert die öffentliche URL des Kanals in Ihre Zwischenablage, damit Sie sie per E-Mail, Chat oder auf anderem Weg teilen können | | QR-Code herunterladen | Lädt einen QR-Code herunter, der auf das öffentliche Formular des Kanals verweist — ideal zum Anbringen in physischen Bereichen, an Empfangstheken oder auf Druckmaterialien | | Etikett drucken | Drucken Sie das Etikett aus, um es an der entsprechenden Stelle anzubringen. | Channels table with the three-dot options menu open Öffentliche Kanalseite Wenn jemand den öffentlichen Link eines Kanals aufruft (über die URL oder den QR-Code), sieht er eine öffentliche Seite mit dem Formular zum Einreichen von Tickets. Ein Zeltask-Konto oder eine Anmeldung ist nicht erforderlich. Die Seite zeigt: - Das Logo der Organisation - Den Namen des Kanals - Die Beschreibung des Kanals - Einen Tippbereich mit Empfehlungen für eine bessere Anfrage (klar und konkret sein, einen sachlichen und neutralen Ton wahren, nicht mehrere Themen kombinieren) Das Formular enthält: | Feld | Beschreibung | |---|---| | Titel | Kurze Beschreibung des Problems oder der Anfrage | | Beschreibung | Ausführliche Erläuterung, mit Markdown-Unterstützung | | Standort | Auswahl des Ortes, an dem das Problem auftritt | | Medien | Bilder im Format JPG, JPEG, PNG oder GIF | | Dateien | Dokumente im Format PDF, DOC, DOCX, DOT, RTF, XLS, XLSX | | Ihr Name | Name der meldenden Person (nur sichtbar, wenn Kontaktdaten erforderlich sind) | | Ihre E-Mail | E-Mail-Adresse, um Updates zum Ticket zu erhalten (nur sichtbar, wenn Kontaktdaten erforderlich sind) | Nach dem Ausfüllen des Formulars klickt die Person auf Ticket einreichen. Das Ticket gelangt automatisch in das Modul Tickets, mit den Standard-Tags des Kanals und dem Kanalnamen als Quelle. Public channel page with organization logo, channel name, description, tips panel and ticket submission form Beispiel So richten Sie einen externen Kundensupport-Kanal ein: | Feld | Wert | |---|---| | Name | Solicitudes Generales | | Beschreibung | Reporte cualquier problema, defecto u observación aquí de forma rápida y sencilla. Ayúdenos a mantener operaciones óptimas compartiendo sus hallazgos para que podamos resolver los problemas de manera más rápida y eficiente. | | Standard-Tags | Seguridad, Producción | | Aktiv | Aktiviert | | Kontaktdaten erforderlich | Aktiviert | Kopieren Sie nach dem Erstellen den öffentlichen Link oder laden Sie den QR-Code herunter, um ihn an die Personen zu verteilen, die Anfragen einreichen müssen. Tipps - Verwenden Sie aussagekräftige Kanalnamen, damit die Quelle beim Prüfen der Tickets eindeutig ist - Aktivieren Sie die Kontaktdaten, wenn Sie bei der Person, die das Ticket eingereicht hat, nachfassen müssen - Bringen Sie QR-Codes in stark frequentierten Bereichen an, um maximale Sichtbarkeit zu erreichen - Deaktivieren Sie einen Kanal vorübergehend über den Schalter Aktiv, anstatt ihn zu löschen

🛠️ Aktionen

Aktionen suchen und filtern

Je mehr Aktionen Ihr Team erstellt, desto wichtiger wird es, bestimmte Aktionen zu finden. Zeltask bietet Such- und Filterwerkzeuge, mit denen Sie Aktionen schnell auffinden. Suchleiste verwenden Die Suchleiste befindet sich oben im Modul Aktionen. Wonach Sie suchen können - Titel der Aktion - Text der Beschreibung - ID der Aktion So suchen Sie 1. Klicken Sie auf die Suchleiste 2. Geben Sie Ihren Suchbegriff ein 3. Die Ergebnisse werden während der Eingabe automatisch gefiltert Actions list filtered by the search term cámara de frío typed in the search bar Filter-Chips verwenden Die Filter-Chips erscheinen unter der Suchleiste und ermöglichen es Ihnen, die Ergebnisse nach bestimmten Merkmalen einzugrenzen. Verfügbare Filter | Filter | Optionen | |---|---| | Status | Offen, In Bearbeitung, Angehalten, Abgeschlossen | | Priorität | Niedrig, Mittel, Hoch, Dringend | | Typ | Präventiv, Reaktiv | | Asset | Ihre definierten Assets | | Standort | Ihre definierten Standorte | Filter anwenden 1. Klicken Sie auf einen Filter-Chip 2. Wählen Sie eine oder mehrere Optionen aus 3. Die Ergebnisse werden sofort aktualisiert ACC-04-02 Filter kombinieren Sie können mehrere Filter gleichzeitig anwenden. Zum Beispiel: - Status: In Bearbeitung + Priorität: Hoch → Zeigt dringende laufende Arbeit - Typ: Präventiv + Standort: Produktionshalle → Zeigt geplante Wartung für einen bestimmten Bereich Filter löschen - Klicken Sie auf das X einzelner Filter-Chips, um sie zu entfernen - Klicken Sie auf Zurücksetzen, um alle Filter zurückzusetzen Häufige Suchszenarien Abgelaufene Aktionen finden 1. Filtern Sie nach Status: Offen oder In Bearbeitung 2. Sortieren Sie nach Fälligkeitsdatum (falls verfügbar) 3. Suchen Sie nach Aktionen, deren Fälligkeitsdatum überschritten ist Alle Aktionen eines Assets finden 1. Geben Sie den Namen des Assets in die Suchleiste ein 2. Oder navigieren Sie von der Detailansicht des Assets aus, um die verknüpften Aktionen zu sehen Ihnen zugewiesene Aktionen finden 1. Oben, wo die Aktionen aufgelistet sind, sehen Sie die Optionen „Alle“ (standardmäßig ausgewählt), „Mir zugewiesen“ und „Überfällig“ 2. Wählen Sie die Option „Mir zugewiesen“. Actions list header with Todos, Asignados a mí and Atrasado options Überfällige Aktionen finden 1. Oben, wo die Aktionen aufgelistet sind, sehen Sie die Optionen „Alle“ (standardmäßig ausgewählt), „Mir zugewiesen“ und „Überfällig“ 2. Wählen Sie die Option „Überfällig“. Offene Arbeit mit hoher Priorität finden 1. Filtern Sie nach Status: Offen 2. Filtern Sie nach Priorität: Hoch Diese Woche abgeschlossene Arbeit finden 1. Filtern Sie nach Status: Abgeschlossen 2. Prüfen Sie die Abschlussdaten in der Liste Ergebnisse sortieren Aktionen können sortiert werden nach: - Erstellungsdatum (neueste oder älteste zuerst) - Fälligkeitsdatum - Priorität - Status Klicken Sie auf die Spaltenüberschriften (in der Tabellenansicht), um die Sortierung zu ändern. Actions table view sorted by due date Filterkombinationen speichern Derzeit werden die Filter zurückgesetzt, wenn Sie das Modul verlassen. Für häufig verwendete Kombinationen: - Wenden Sie Ihre Filter an - Schließen Sie Ihre Überprüfung ab - Wenden Sie die Filter bei Ihrem nächsten Besuch bei Bedarf erneut an Tipps - Verwenden Sie spezifische Suchbegriffe für schnellere Ergebnisse - Kombinieren Sie Filter, um große Listen schnell einzugrenzen - Wählen Sie mehrere Status aus, um alle laufenden Arbeiten zu sehen (Offen + In Bearbeitung) - Verwenden Sie Standortfilter, um sich auf bestimmte Bereiche Ihrer Anlage zu konzentrieren - Löschen Sie die Filter, bevor Sie eine neue Suche starten, um Verwirrung zu vermeiden