Acciones

Crear una Acción

Esta guía recorre cada campo disponible al crear una acción en Zeltask. Cada acción que cree se integra en el flujo de trabajo de su equipo y queda disponible para seguimiento, actualizaciones e informes. Antes de comenzar - Necesita al menos permisos de Miembro de Staff para crear acciones - Para la asignación, los usuarios o equipos deben existir previamente en el sistema - Opcionalmente, tenga activos y ubicaciones creados para vincular a la acción Pasos Paso 1: Abrir el módulo de Acciones 1. Haga clic en Acciones en la barra lateral izquierda 2. Se carga la lista de acciones con las órdenes de trabajo existentes Actions module main view with list of existing actions Paso 2: Iniciar la creación de una acción 1. Haga clic en Crear Acción en la esquina superior derecha 2. Se abre el formulario de creación de acciones Actions module main view with Crear Acción button highlighted in the top-right corner Paso 3: Ingresar título y descripción | Campo | Propósito | Ejemplo | |---|---|---| | Título | Nombre breve y claro para la tarea | "Inspección mensual de bomba" | | Descripción | Instrucciones detalladas para el técnico | "Verificar niveles de presión, inspeccionar sellos, lubricar rodamientos" | Action creation form with Title Sanitización línea de envasado and Description completed Paso 4: Seleccionar categoría y tipo Elija el área de trabajo y el tipo de acción: Mantenimiento: Mantenimiento general de equipos o instalaciones Plomería: Sistemas de agua, tuberías, drenaje Electricidad: Sistemas y equipos eléctricos Action creation form with Category set to Mantenimiento and Type selected Paso 5: Iniciativas Las iniciativas son programas o proyectos internos que agrupan trabajo relacionado. Por ejemplo: “Programa Cadena de Frío 2026”, “Programa Mantenimiento Preventivo 2026” o “Plan de Integridad de Casco 2026”. Para qué sirven: para ver el avance y el costo de un programa completo, en lugar de revisar tickets sueltos. Si filtra por una iniciativa, ve los problemas detectados, las acciones que salieron de ellos y cuánto costaron. Seleccionar iniciativas 1. Primero debe asegurarse de que las iniciativas hayan sido creadas previamente (Dónde se crean: en Configuración → Iniciativas. El único dato que piden es el nombre) 2. Haga clic en Iniciativas 3. Seleccione la iniciativa ACC-01-05 Paso 6: Agregar multimedia de apoyo (opcional) 1. Haga clic en Agregar Multimedia 2. Suba imágenes que muestren la condición actual, ubicación o problema específico 3. Formatos soportados: JPG, PNG, GIF Action creation form media section with a photo of Cámara de frío N°2 uploaded Las referencias visuales ayudan a los técnicos a entender exactamente qué necesita atención. Paso 7: Agregar documentos (opcional) Suba materiales de referencia: - Procedimientos o instrucciones de trabajo - Directrices de seguridad - Manuales de equipos - Informes anteriores Formatos soportados: PDF, DOC, DOCX Action creation form documents section with Procedimiento sanitización línea de envasado.pdf attached Paso 8: Establecer tiempo estimado Ingrese cuánto tiempo debería tomar la tarea en los dos campos numéricos del formulario: horas y minutos. Esto ayuda con la planificación de la carga de trabajo y la medición de la eficiencia operativa. Paso 9: Establecer prioridad | Prioridad | Cuándo usar | |---|---| | Bajo | Puede esperar; tareas con horario flexible | | Medio | Prioridad estándar, completar en orden normal | | Alto | Importante, debe resolverse a la brevedad, antes que las de prioridad media | | Urgente | Requiere atención inmediata | ACC-01-08 Paso 10: Configurar recurrencia (acciones preventivas) Para tareas recurrentes, configure un programa: 1. Active el interruptor de Recurrente 2. Seleccione Recurrencia: Diaria, Semanal, Mensual o Anual 3. Configure el patrón: - Semanal: Seleccione qué días - Mensual: Seleccione qué día del mes - Anual: Seleccione mes y día ACC-01-09 Paso 11: Establecer fechas | Campo | Propósito | |---|---| | Fecha de Inicio | Cuándo comienza o se activa la acción | | Fecha de Vencimiento | Fecha límite para completar | ACC-01-10 Paso 12: Asignar responsabilidad Elija quién debe completar el trabajo: | Opción | Cuándo usar | |---|---| | Asignar a Usuario | Una persona específica debe completar la tarea | | Asignar a Equipo | Cualquier miembro del equipo puede tomarla | La persona o equipo asignado recibe una notificación cuando se crea la acción. ACC-01-11 Paso 13: Vincular a ubicación Seleccione dónde debe realizarse el trabajo: 1. Haga clic en el menú desplegable de Ubicación 2. Busque o navegue por las ubicaciones disponibles en el modal 3. Seleccione el área apropiada ACC-01-12 Paso 14: Vincular a activo Asocie la acción con un equipo específico: 1. Haga clic en el menú desplegable de Activo 2. Busque o navegue por los activos disponibles en el modal 3. Puede filtrar la búsqueda por: fabricante, modelo, estado y ubicación 4. Seleccione el equipo y haga clic en “Confirmar” ACC-01-13 Vincular a activos construye el historial de mantenimiento a lo largo del tiempo. Paso 15: Asociar un proveedor (opcional) Si se requiere soporte externo: 1. Haga clic en el menú desplegable de Proveedor 2. Seleccione el proveedor de servicios Vendor dropdown in action form open Paso 16: Agregar elementos de inventario (opcional) Especifique materiales o repuestos necesarios: 1. Haga clic en Agregar Inventario 2. Busque el elemento 3. Ingrese la cantidad ACC-01-15 Paso 17: Agregar costo (opcional) Registre información de presupuesto o gastos para fines de seguimiento. Cost field in action creation form with an amount entered for Compresor RSW repair Paso 18: Guardar la acción 1. Revise todos los campos para verificar su precisión 2. Haga clic en Guardar La acción se crea y la persona o equipo asignado es notificado. Actions list showing the new action Temperatura fuera de rango en cámara de congelados with its assignee and Abierto status

Editar una Acción

Después de crear una acción, puede necesitar actualizar sus detalles—cambiar la asignación, ajustar la fecha de vencimiento o agregar más información. Esta guía muestra cómo editar acciones en Zeltask. Antes de comenzar - Necesita los permisos apropiados para editar acciones - Algunos campos pueden estar restringidos según el estado actual de la acción Pasos Paso 1: Encontrar la acción 1. Haga clic en Acciones en la barra lateral izquierda 2. Use la búsqueda o los filtros para localizar la acción que desea editar 3. Haga clic en la tarjeta de la acción para abrir su vista detallada Actions list with search term Compresor RSW entered Paso 2: Abrir el modo de edición 1. En la vista detallada de la acción, haga clic en Editar 2. Se abre el formulario de la acción con los valores actuales precargados Action detail view with Editar button highlighted Paso 3: Actualizar los campos Modifique cualquier campo que necesite cambiar: - Título o descripción - Categoría o tipo - Prioridad o tiempo estimado - Fechas (fecha de inicio, fecha de vencimiento) - Asignación (usuario o equipo) - Ubicación o activo - Inventario, proveedor o adjuntos Action edit form with current values pre-filled Paso 4: Guardar los cambios 1. Revise la información actualizada 2. Haga clic en Guardar para guardar La acción se actualiza y las partes afectadas son notificadas de los cambios relevantes. Action detail view after saving, showing the updated due date and priority Escenarios comunes de edición Reasignar una acción Si el asignado original no está disponible: 1. Abra la acción para editarla 2. Borre la asignación actual 3. Seleccione un nuevo usuario o equipo 4. Haga clic en Guardar ACC-02-05 Extender la fecha de vencimiento Si se necesita más tiempo: 1. Abra la acción para editarla 2. Haga clic en el campo Fecha de Vencimiento 3. Seleccione una nueva fecha 4. Haga clic en Guardar Agregar información faltante Si los detalles estaban incompletos cuando se creó la acción: 1. Abra la acción para editarla 2. Agregue la información faltante (multimedia, descripción, inventario) 3. Haga clic en Guardar Cambiar prioridad Si la urgencia ha cambiado: 1. Abra la acción para editarla 2. Seleccione un nivel de Prioridad diferente 3. Haga clic en Guardar Lo que no puede editar Algunos aspectos de una acción pueden estar restringidos: | Restricción | Razón | |---|---| | Acciones completadas | Mantiene la precisión histórica | | Ciertos campos del sistema | Gestionados automáticamente por Zeltask | | Acciones que usted no creó | Depende de su nivel de permisos | Editar vs. Actualizar Estado - Editar cambia los detalles de la acción (título, descripción, asignación, etc.) - Actualizar estado cambia dónde está la acción en su ciclo de vida (Abierto → En Progreso → Completado) Para actualizar el estado, use los controles de estado en la vista detallada de la acción en lugar del formulario de edición. Consejos - Agregue comentarios al editar para explicar por qué se hicieron los cambios - Si una acción necesita cambios significativos, considere si una nueva acción sería más clara - Revise el historial de actividad para comprender los cambios anteriores antes de editar

Vista Detallada de una Acción

La vista detallada de una acción muestra todo sobre una acción específica en un solo lugar. Desde aquí puede revisar información, seguir el progreso, comunicarse con su equipo y ver el historial completo de cambios. Acceder a la Vista Detallada 1. Abra el módulo de Acciones 2. Haga clic en cualquier tarjeta de acción 3. La vista detallada se abre en el panel derecho (vista dividida) o en pantalla completa Actions module split view with the detail view of Sanitización línea de envasado open in the right panel Pestaña de Resumen La pestaña de Resumen muestra toda la información registrada cuando la acción fue creada o editada. Información Mostrada | Sección | Contenido | |---|---| | Encabezado | Título, estado, indicador de prioridad | | Detalles | Categoría, tipo, descripción | | Fechas | Fecha de inicio, fecha de vencimiento, fecha de creación | | Asignación | Usuario o equipo asignado | | Vínculos | Ubicación, activo | | Recursos | Elementos de inventario, proveedor, archivos adjuntos | | Multimedia | Fotos o imágenes adjuntas a la acción | Resumen tab of action detail view showing header, dates, assignment and linked asset Compresor RSW Actualizar el Estado Cambie el estado de la acción directamente desde la vista detallada: 1. En la vista de “Resumen”, puede seleccionar el estado de la acción que corresponda ACC-03-03 | Estado | Significado | |---|---| | Abierto | Creada, esperando para comenzar | | En Progreso | El trabajo está en curso activamente | | En Espera | Temporalmente pausada | | Completado | Finalizada | Pestaña de Comentarios La pestaña de Comentarios proporciona un espacio para comunicación y documentación relacionada con la acción. Qué puede hacer - Dejar notas sobre el progreso o hallazgos - Hacer preguntas o proporcionar instrucciones - Documentar problemas encontrados - Compartir actualizaciones con el equipo Agregar un Comentario 1. Haga clic en la pestaña de Comentarios 2. Escriba su mensaje en el campo de texto 3. Agregue imágenes y/o archivos (opcional) 4. Haga clic en Enviar o presione Enter Comentarios tab with a message typed and a photo attached Seguir Comentarios Haga clic en Seguir esta conversación para recibir notificaciones cuando se agreguen nuevos comentarios. Pestaña de Actividad La pestaña de Actividad muestra el historial completo de cambios en la acción. Actividad tab showing the action timeline with a status change Abierto → En Progreso Qué se registra | Evento | Información mostrada | |---|---| | Creación | Cuándo se creó, por quién | | Cambios de estado | De → A, cuándo, por quién | | Ediciones | Qué cambió, cuándo, por quién | | Asignaciones | Reasignaciones y transferencias | | Comentarios | quién comentó, qué comentó y hace cuánto tiempo lo hizo | Uso del Historial de Actividad La línea de tiempo de actividad le ayuda a: - Ver cuándo cambió el estado (ej., Abierto → En Progreso) - Identificar retrasos o patrones en la ejecución - Revisar quién realizó actualizaciones y cuándo - Mantener un registro de auditoría para cumplimiento Acciones Rápidas Desde la vista detallada, puede: | Acción | Cómo | |---|---| | Editar la acción | Haga clic en Editar | | Cambiar estado | Use el menú desplegable de Estado | | Agregar un comentario | Cambie a la pestaña de Comentarios | | Ver activo vinculado | Haga clic en el nombre del activo | | Ver ubicación vinculada | Haga clic en el nombre de la ubicación | Vista Dividida vs. Vista Completa Vista Dividida (Predeterminada) - Lista de acciones visible a la izquierda - Vista detallada en el panel derecho - Navegación rápida entre acciones Vista de Tabla Para un formato de lista compacto: 1. Haga clic en Vista de Tabla en la esquina superior derecha 2. Haga clic en cualquier fila para abrir la vista detallada Actions module in table view Para volver al diseño predeterminado, haga clic en Vista Dividida. Consejos - Use comentarios para documentar el progreso en lugar de editar la descripción - Revise la pestaña de Actividad para comprender el historial de una acción antes de hacer cambios - Siga las acciones que le interesan para recibir notificaciones de actualizaciones - Use el activo o ubicación vinculada para navegar rápidamente a información relacionada

Buscar y Filtrar Acciones

A medida que su equipo crea más acciones, encontrar las específicas se vuelve importante. Zeltask proporciona herramientas de búsqueda y filtrado para ayudarle a localizar acciones rápidamente. Usar la barra de búsqueda La barra de búsqueda se encuentra en la parte superior del módulo de Acciones. Qué puede buscar - Título de la acción - Texto de la descripción - ID de la acción Cómo buscar 1. Haga clic en la barra de búsqueda 2. Escriba su término de búsqueda 3. Los resultados se filtran automáticamente mientras escribe Actions list filtered by the search term cámara de frío typed in the search bar Usar chips de filtro Los chips de filtro aparecen debajo de la barra de búsqueda y le permiten reducir los resultados por atributos específicos. Filtros disponibles | Filtro | Opciones | |---|---| | Estado | Abierto, En Progreso, En Espera, Completado | | Prioridad | Bajo, Medio, Alto, Urgente | | Tipo | Preventiva, Reactiva | | Activo | Sus activos definidos | | Ubicación | Sus ubicaciones definidas | Aplicar filtros 1. Haga clic en un chip de filtro 2. Seleccione una o más opciones 3. Los resultados se actualizan inmediatamente ACC-04-02 Combinar filtros Puede aplicar múltiples filtros a la vez. Por ejemplo: - Estado: En Progreso + Prioridad: Alto → Muestra trabajo activo urgente - Tipo: Preventiva + Ubicación: Piso de Producción → Muestra mantenimiento programado para un área específica Borrar filtros - Haga clic en la X en chips de filtro individuales para eliminarlos - Haga clic en Reiniciar para restablecer todos los filtros Escenarios comunes de búsqueda Encontrar acciones vencidas 1. Filtre por Estado: Abierto o En Progreso 2. Ordene por fecha de vencimiento (si está disponible) 3. Busque acciones pasadas de su fecha de vencimiento Encontrar todas las acciones de un activo 1. Use la barra de búsqueda para escribir el nombre del activo 2. O navegue desde la vista detallada del Activo para ver las acciones vinculadas Encontrar sus acciones asignadas 1. En la parte superior donde se encuentran las acciones, verá las opciones “Todos” (que está seleccionada por defecto), “Asignados a mí” y “Atrasado” 2. Seleccione la opción “Asignado a mí”. Actions list header with Todos, Asignados a mí and Atrasado options Encontrar acciones atrasadas 1. En la parte superior donde se encuentran las acciones, verá las opciones “Todos” (que está seleccionada por defecto), “Asignados a mí” y “Atrasado” 2. Seleccione la opción “Atrasado”. Encontrar trabajo abierto de alta prioridad 1. Filtre por Estado: Abierto 2. Filtre por Prioridad: Alto Encontrar trabajo completado esta semana 1. Filtre por Estado: Completado 2. Revise las fechas de finalización en la lista Ordenar resultados Las acciones pueden ordenarse por: - Fecha de creación (más recientes o más antiguas primero) - Fecha de vencimiento - Prioridad - Estado Haga clic en los encabezados de columna (en Vista de Tabla) para cambiar el orden. Actions table view sorted by due date Guardar combinaciones de filtros Actualmente, los filtros se restablecen cuando sale del módulo. Para combinaciones de uso frecuente: - Aplique sus filtros - Complete su revisión - Vuelva a aplicar los filtros según sea necesario en su próxima visita Consejos - Use términos de búsqueda específicos para resultados más rápidos - Combine filtros para reducir listas grandes rápidamente - Marque múltiples estados para ver todo el trabajo activo (Abierto + En Progreso) - Use filtros de ubicación para enfocarse en áreas específicas de su instalación - Borre los filtros antes de iniciar una nueva búsqueda para evitar confusión

Recurrencia de acciones: intervalo «cada N»

Además de la frecuencia (Diario, Semanal, Mensual, Anual), cada recurrencia tiene un intervalo: por ejemplo, cada 2 semanas o cada 3 meses. La Fecha de Inicio es obligatoria. La siguiente acción se crea cuando se completa la actual, siguiendo el calendario original. ACC-05-01

Reglas al completar una acción

- Si la acción tiene procedimientos vinculados, no se puede marcar como Completado hasta que cada procedimiento se haya realizado desde la acción y esté en estado Completado. Lo que cuenta es que esté completado: el resultado de sus respuestas no impide cerrar la acción. - Al completar la acción se descuenta del stock el inventario asociado. Si la acción se reabre, el stock se repone. Action detail warning when trying to mark it Completado with a linked procedure still pending

Compartir una acción con un proveedor

Una acción se puede compartir con un proveedor externo para que actualice su estado sin iniciar sesión en Zeltask. 1. Abra la acción y haga clic en Compartir. 2. Active Acceso al proveedor. Solo un Gestor o superior puede activarlo. 3. Haga clic en Enviar enlace a los contactos del proveedor. ACC-07-01 Con el enlace, el proveedor puede cambiar el estado de la acción, pero no puede reabrir una acción completada.